從事國際貿易已經有5年了, 先是留校教書一年, 然後國有大型外貿公司, 隨後到外資銀行貿易融資. 然後國外的採購公司.當時結識不少同行, 其中許多采購公司是大家都知道的. 直到自己不久前開一家小小公司.看到自己等級新手, 不免感慨, 其實貿易對於任何一個人, 何嘗不是一個不斷學習的過程呢?
我和大家分享一下從採購商的角度看外貿業務員, 希望對大家有幫助, 兼作自我介紹。
採購商訂單從哪來?發到哪去?
採購商一般從總部那裏, 或者從所在國關聯公司得到採購的任務.
我們, 還有其他的同行一般是這樣, 打電話給最熟悉的供應商, 了解一些資訊. 發詢盤給熟悉的供應商, 然後把從展覽會上面的供應商名單數據庫裏面的工廠灑一遍, 外貿網站再撒一遍採購資訊.
從中國得到offer 以後, 回復給公司總部. 正常情況下, 總部過來的採購的任務是非常多而且不一定完整的.所以外貿人員最好能做到兩點,
第一是非常快的回復. 採購部門的迅速有效的回復總部是非常重要的一個考核指標. 比如20個項目的日用品單, 一般3天之內就會回復完成.之後過來的遲到的offer只能放在文件夾裏面歸檔.所以速度是第一關鍵.
第二是完整的回復. 這需要報價業務員對自己的產品非常了解.經常採購的資訊是不完整的, 業務員最好依靠自己的產品知識,在email 中對產品有完整的介紹. 同時包括自己的工廠資訊(名稱, 地址, 工廠人數, 技術人員人數,主要產品, 產量,銷售量, 有沒有外貿權,),產品的其他資訊,包括類似產品推薦, 或者提供給採購商可能的其他選擇. 還有一部分是商務資訊,包括交貨期,最少訂貨量,包裝,港口,付款方式等等.這對促成最終成交非常有幫助. 重要的是: 在第一封email中就分幾個部分完整的介紹.
我以前常常收到一兩句話的傳真或者email.上面只有一個價格. 在我看來,這樣的回復會給我這樣幾個印象：
1. 回復者是貿易公司或者個人, 看到訊盤就打聽價格,加上利潤以後就報價過來
2. 回復者對商務方面不是非常熟悉, 繼續談下去可能在許多環節上,需要很多時間相互溝通.
3. 同這樣的公司做生意, 會像擠牙膏一樣, 時時催促工廠, 非常消耗精力.
回復的內容完整, 但是需要注意簡潔. 不要把工廠的創業史也搬出來,也不要把口號,標語貼上去.
採購商的難處,兼談杳無音訊咋辦?
採購商和外貿業務員一樣, 有自己的難處, 第一是需要找到qualified 供應商. 之後的業務中如果出現各種問題, 都會追溯到挑選供應商的環節上.所以, 有實力的供應商展現自己的實力是非常重要的.當然, 虛假之詞只能靠採購商自己考察辨別了.
價格是另外一個問題. 採購的目標價格通常是非常的低.所以一次溝通就成交非常困難. 許多訂單的談到最後就是價格問題.總部也需要時間判斷.
採購執行每天面對的主要內容是總部, 還有正在執行的訂單. 所以對於訊盤階段的供應商,沒有太多時間主動打電話. 郵件也是疏于回復. 這是經常發生的. 供應商不必泄氣. 在此提出兩點是供大家參考的.
1.報價實在一點, 否則總部確認的繼續聯繫的名單中就沒有你, 同時力求完整,參考前文所講. 無論外籍還是中方的員工都喜歡這種報價單.
2.主動聯繫是重要的. 採購職員也是人, 也很懶惰. 總是希望能有熱情的供應商主動聯繫, 提供新的資訊. 省下自己的時間. 當然注意聯繫的方法和方式.
採購執行過程中供應商出現問題是經常發生的情況. 在此情況下, 採購方會考慮其他的供應商.這也是為什麼有的客戶消失一年半載以後又出現的原因.保持最低限度的聯繫是一個外貿人員的好習慣.這個習慣的難度在於, 幾個月半年過去沒什麼效果. 從這個角度來講, 你必須佩服一些外貿公司的老的業務員十來年的積累.他們的外語, 產品知識可能都不如一些大學生, 但是十幾年的客戶積累確實是一筆巨大的財富.
為什麼要p/I(兼回答之前朋友問題)
為了顯示自己很牛,效率很高, 經常在收到採購任務一兩天之內就會給總部傳真p/i. 供應商切不可自己偷著樂. 這時, P/I 主要的性質是供應商單方面的銷售承諾. 是否執行的選擇權在採購方. 採購方往往一個訂單傳真2份以上的不同工廠的P/I.
另外一個好處是, 工廠在開出P/I以後, 往往會認為採購方很有誠意, 或者認為成交的可能性非常大. 經過幾天以後, 採購方還可以回過頭來要求供應方對P/I作一些修改. 一般包括付款條件, 免費的零配件或者些許折扣等等, 在這個階段, 我個人認為比一開始就向供應商提出要求更容易達到目的. 這通常也是我們慣常的做法.
該不該寄樣品?(兼回答之前朋友問題)
這是一個讓工廠很頭疼的問題! 每週差不多都有人要樣品? 每次都寄,實在吃不消, 況且大多數都石沉大海.從採購商的角度來講, 我願意和大家分享一下這方面的感受.
1.樣品費. 我個人建議工廠還是主動提出樣品費的問題. 其實採購商都是被慣壞的.越是可能成交的生意, 採購商越是不會吝嗇樣品費.然而, 實際的情況是, 大多數中國工廠都生產一樣的產品. 你不答應, 自然有別人答應免費. 所以我建議花一點時間研究一下自己的產品有多大程度上的獨特之處. 對於基本沒有自己特色的產品, 競爭又非常激烈, 同時又渴望訂單, 你只好免費寄了. 採購商如果面對同樣的幾家工廠, 產品大致一樣, 有的免費,有的堅持收費, 我還掏錢去買樣品,豈不是白癡?
2.速度. 不管收費還是免費, 速度是關鍵. 這樣採購商能判斷兩個方面的事實, 第一, 供應商是不是真正的生產廠家, 抑或是貿易公司先要來樣品然後寄過來. 第二, 供應商是不是正在生產這個產品, 抑或是僅僅具有生產的能力. 這兩個事實都反映在樣品郵寄的速度上面. 因此我建議如果安排樣品都很吃力的小型外貿公司或者個人, 不要輕易的免費郵寄樣品. 在我們的經驗看來, 最終成交的供應商, 往往在確定樣品以後, 1到2天就可以把快遞號碼通知我們.